Case Study: Wissen übertragen, bevor wichtige Personen gehen
Wie ein erfahrenes Team künftige Wissens-, Erfahrungs- und Prozesslücken frühzeitig sichtbar machte und konkrete Maßnahmen entwickelte
1. Kurzfassung
Ein eingespieltes Team arbeitete eng, harmonisch und mit außergewöhnlich hohem gegenseitigem Vertrauen zusammen. Gleichzeitig war Erschöpfung spürbar und eine wichtige Zukunftsfrage zeichnete sich ab: Zwei sehr erfahrene Mitarbeitende werden in etwa drei bis vier Jahren ausscheiden. Mit ihnen drohen erhebliche Wissens-, Erfahrungs- und Prozesslücken.
Der eintägige Workshop nutzte die vorhandene Vertrauensbasis, um diese Zukunftsfrage frühzeitig zu bearbeiten. Persönliche Stimmungskurven eröffneten zunächst einen geschützten Reflexionsraum. Das Thema Wissenstransfer wurde anschließend über Aufgaben, Übergaben und Zusammenarbeit erschlossen und durch eine haptisch-räumliche Darstellung der Geschäftsprozesse vertieft.
Dadurch wurde sichtbar, an welchen Stellen Prozesse und Zusammenarbeit von dem Erfahrungswissen einzelner Personen abhängen. Aus dieser gemeinsamen Einsicht entwickelte das Team konkrete Maßnahmen für die nächsten Jahre. Das Tages-Scoring stieg von etwa 4–5/10 auf rund 8,5/10; die erwartete langfristige Wirkung wurde in der Evaluation mit 5,83/6 bewertet.
Steckbrief des Falls
Art des Falls
Teamentwicklung · Wissenstransfer · Wissenssicherung · Prozessreflexion · Zukunftsplanung · Workshop-Moderation
Zielgruppe
Fach- und Expertenteams · IT-Teams · Team- und Bereichsleitungen · HR · Personalentwicklung · Organisationsentwicklung
Kontext
Hohes gegenseitiges Vertrauen · spürbare Erschöpfung · bevorstehendes Ausscheiden zweier Schlüsselpersonen · Unsicherheit zur künftigen Ausrichtung
Themen
• Wissenstransfer
• Erfahrungswissen
• Schlüsselpersonen
• Nachfolge
• Prozessabhängigkeiten
• Teamresilienz
• Zukunftsfähigkeit
2. Ausgangslage
Das Team arbeitete bereits eng und vertrauensvoll zusammen. Die Zusammenarbeit war grundsätzlich harmonisch; zugleich war eine gewisse Erschöpfung spürbar. Eine zentrale Zukunftsfrage lag einige Jahre voraus: Zwei sehr erfahrene Mitarbeitende werden voraussichtlich in drei bis vier Jahren ausscheiden.
Damit droht mehr verloren zu gehen als dokumentierbares Fachwissen. Relevant sind ebenso Erfahrungswissen, Prozesskenntnis, Zusammenhänge und informelle Routinen, die sich über viele Jahre entwickelt haben. Zusätzlich bestanden Unsicherheiten über die künftige Ausrichtung des Arbeitsbereichs.
Konflikt- und Kritikfähigkeit war im Vorfeld lediglich eine zu prüfende Hypothese. Sie sollte nur dann vertieft werden, wenn sie im tatsächlichen Teambild Resonanz erhielt. Die Aufgabe bestand darin, die vorhandene Teamqualität als Grundlage zu nutzen, um Zukunft, Wissen und personelle Abhängigkeiten frühzeitig zu bearbeiten.
3. Zentrale Fragestellung
Wie kann ein erfahrenes Team frühzeitig erkennen, welches Wissen und welche Erfahrung beim späteren Ausscheiden wichtiger Personen verloren gehen könnten – und wie lässt sich die Übertragung rechtzeitig gemeinsam gestalten?
Im Verlauf des Workshops konkretisierte sich diese Frage:
Welche Prozesszusammenhänge und Abhängigkeiten müssen heute sichtbar werden, damit Wissen, Erfahrung und Verantwortung in den kommenden Jahren gezielt weitergegeben werden können?
4. Was unter der Oberfläche wirkte
- hohe heutige Funktionsfähigkeit und langfristige Zukunftsfähigkeit
- explizites Fachwissen und implizites Erfahrungswissen
- persönliche Belastung und gemeinschaftliche Stabilität
- heutige Prozesssicherheit und künftige personelle Veränderungen
- sachliche Übergabeplanung und die persönliche Bedeutung langjähriger Zusammenarbeit
- Unsicherheit über die künftige Ausrichtung und konkrete Gestaltungsmöglichkeiten im Team
Im Kern ging es um die Frage, wie Wissen nicht erst kurz vor dem Ausscheiden einzelner Personen dokumentiert, sondern über mehrere Jahre in Zusammenarbeit, Prozesse und Verantwortlichkeiten übertragen werden kann.
5. Vorgehen
1. Offener Einstieg und persönliche Standortbestimmung
Der Workshop begann mit einem offenen Check-in. Individuelle Stimmungskurven über zwölf Monate machten persönliche Befindlichkeiten und Erfahrungen sichtbar. Die Kurven blieben Eigentum der Teilnehmenden; im gemeinsamen Raum wurden nur verdichtete Erkenntnisse gesichert.
2. Gemeinsames Teambild entwickeln
Teamrad und Tuckman unterstützten die gemeinsame Einordnung der Zusammenarbeit. Die vorhandene Vertrauensbasis wurde dabei als wichtige Ressource für die weitere Zukunftsarbeit sichtbar.
3. Zukunftsthema sachlich öffnen
Das bevorstehende Ausscheiden der erfahrenen Mitarbeitenden wurde zunächst über Wissen, Aufgaben, Übergaben und Zusammenarbeit bearbeitet. Dadurch konnte die Gruppe konkrete Aspekte sammeln, bevor das Thema weiter vertieft wurde.
4. Prozessabhängigkeiten räumlich sichtbar machen
Mit Lego, Knete und weiteren haptischen Materialien wurden Geschäftsprozesse und Abhängigkeiten räumlich dargestellt. So wurde sichtbar, an welchen Stellen Erfahrungswissen und Prozessverständnis besonders stark an einzelne Personen gebunden waren.
5. Bedeutung gemeinsam erfassen
Die räumliche Darstellung machte die künftige Lücke für das Team unmittelbar nachvollziehbar. Das Thema erhielt dadurch eine gemeinsame Bedeutung, die über eine abstrakte Nachfolgeplanung hinausging.
6. Maßnahmen für die nächsten Jahre entwickeln
Aus dem gemeinsamen Prozessbild heraus wurden konkrete Bedarfe abgestimmt und Maßnahmen für die nächste Zeit entwickelt. Der Wissenstransfer wurde damit als längerfristige Team- und Führungsaufgabe greifbar.
7. Prozessoffen moderieren
Vorab bestehende Hypothesen – etwa zur Konfliktfähigkeit – wurden nicht automatisch zum Thema gemacht. Der Workshop folgte den Fragestellungen, die im tatsächlichen Teamprozess relevant wurden.
6. Schlüsselmoment
Der Schlüsselmoment entstand bei der räumlichen Darstellung der Geschäftsprozesse und Abhängigkeiten. Das spätere Ausscheiden zweier erfahrener Kollegen war dem Team sachlich bekannt. In der Prozessdarstellung wurde jedoch konkret sichtbar, an welchen Stellen Wissen, Erfahrung und Arbeitszusammenhänge mit diesen Personen verbunden waren.
Damit wurde aus einem zukünftigen Personalereignis eine gemeinsame Gestaltungsaufgabe. Wissenstransfer bedeutete nun nicht nur Dokumentation, sondern auch das rechtzeitige Teilen von Erfahrungswissen, Prozessverständnis, Rollen und Verantwortung.
7. Ergebnis, Wirkung und Transfer
Ergebnis
- persönliche Erfahrungen und Belastungen wurden in einem geschützten Rahmen sichtbar
- das bevorstehende Ausscheiden zweier erfahrener Mitarbeitender konnte sehr offen besprochen werden
- relevante Geschäftsprozesse und personelle Abhängigkeiten wurden gemeinsam sichtbar gemacht
- die künftige Wissens- und Erfahrungslücke wurde als gemeinsame Zukunftsaufgabe verstanden
- aus dem gemeinsamen Verständnis wurden konkrete Bedarfe und Maßnahmen entwickelt
Beobachtete Wirkung
Über den Workshoptag zeigte sich eine deutliche positive Veränderung der erlebten Workshop- und Teamsituation. Das Start-Scoring lag bei etwa 4–5 von 10, gegen Mittag bei rund 8/10 und am Ende im Durchschnitt bei etwa 8,5/10.
Die individuellen Stimmungskurven führten zu tiefen Gesprächen und machten Erfahrungen sichtbar, die Kolleg:innen teilweise noch nicht voneinander kannten. Die haptische Prozessarbeit machte die bevorstehende Wissens- und Erfahrungslücke nicht nur kognitiv, sondern auch in ihrer Bedeutung für das Team nachvollziehbar.
- Gesamtzufriedenheit: 5,5/6
- Moderation: 5,67/6
- Vorbereitung: 5,33/6
- Bedarfsorientierung: 4,67/6
- Persönlicher Nutzen: 5,5/6
- Einschätzung der langfristigen Wirkung: 5,83/6
- Raum für individuelle Beiträge: 5,5/6
Die erwartete langfristige Wirkung ist mit 5,83/6 der stärkste Evaluationswert. Zugleich ist die Bedarfsorientierung mit 4,67/6 der kritischste Wert; eine Einzelwertung von 2 zeigt, dass mindestens eine Person die Passung deutlich geringer erlebte. Auch dieser Wert gehört zum Gesamtbild des Workshops.
Transfer
Aus der sichtbar gemachten Prozess- und Wissenslücke entwickelte die Gruppe konkrete Bedarfe und einen Maßnahmenplan für die nächste Zeit. Damit begann Wissenstransfer mehrere Jahre vor dem tatsächlichen Ausscheiden der Schlüsselpersonen.
Für die weitere Arbeit lässt sich daraus eine klare Transferlogik ableiten: relevantes Wissen und Erfahrungswissen identifizieren, personelle Prozessabhängigkeiten sichtbar machen, Wissen schrittweise teilen und Verantwortlichkeiten so entwickeln, dass die Arbeitsfähigkeit auch nach personellen Übergängen erhalten bleibt.
8. Passende Leistungen
Diese Case Study passt besonders zu folgenden Leistungen von Schneegans Coaching:
Teamcoaching und Teamentwicklung
Führungskräfte-Coaching in Transformation
Begleitung für HR, Personalentwicklung und Organisationsentwicklung
9. Für ähnliche Situationen geeignet
- erfahrene Schlüsselpersonen werden in den nächsten Jahren ausscheiden
- wichtiges Erfahrungs- und Prozesswissen ist nur teilweise dokumentiert oder verteilt
- Teams funktionieren heute gut und möchten ihre Zukunftsfähigkeit frühzeitig sichern
- Prozesse sind in hohem Maß vom Wissen einzelner Personen abhängig
- Nachfolge und Wissenstransfer sollen mehrere Jahre vor einem Ausscheiden beginnen
- HR, PE oder OE möchten demografischen Wandel, Wissenstransfer und Teamentwicklung miteinander verbinden
- Führungskräfte möchten Verantwortung und Wissen schrittweise breiter im Team verankern
10. Methodische Hinweise
- Stimmungskurven über zwölf Monate zur persönlichen Reflexion
- geschützter Umgang mit individuellen Beiträgen
- Teamrad und Tuckman zur gemeinsamen Einordnung
- hypothesengeleitete und prozessoffene Moderation
- sachliche Erschließung des Wissenstransfers über Aufgaben, Wissen, Übergaben und Zusammenarbeit
- haptisch-räumliche Prozessmodellierung mit Lego, Knete und weiteren Materialien
- Verbindung von persönlicher Wahrnehmung, Prozessverständnis und konkreter Maßnahmenplanung
- Transferdesign für einen frühzeitig beginnenden Wissenstransfer
Die methodische Besonderheit liegt in der Verbindung von persönlicher Reflexion und Prozessarbeit. Die zukünftige Wissenslücke wurde nicht nur beschrieben, sondern über reale Arbeitszusammenhänge sichtbar gemacht. Dadurch konnte das Team konkrete Maßnahmen aus einem gemeinsamen Verständnis heraus entwickeln.
11. Hinweis zur Anonymisierung / KI Unterstützung
Diese Case Study ist anonymisiert und verdichtet. Namen, Orte, Zeiträume, Organisationsbezeichnungen, Betriebsdaten und weitere identifizierende Merkmale wurden verändert oder weggelassen. Die fachliche Logik, die Ausgangsdynamik, die erzielten Veränderungen und die methodische Vorgehensweise entsprechen dem tatsächlichen Beratungsprozess.
Dieser Text wurde mit KI-Assistenz textlich bei der Bearbeiitung unterstützt. Inhalte waren schon vor der Erstellung anonymisiert. Verwendete Bilder haben keinen direkten Zusammenhang mit der Fallstudie und wurden z.T. mit KI-Assistenz u.a. im Bildbearbeitungsprogramm oder der iPhone-Software modifiziert.
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